La circular

LA CIRCULAR.

Es una comunicación de carácter interno con el objetivo de comunicar situaciones relacionadas  con la administración de personal , reglamentos, actividades etc.

Se único fin es comunicar y aclarar decisiones toda circular se elabora en papel blanco , con los indicadores de los demás documentos y cartas . SOLO PODRAN ENVIAR CIRCULARES LAS PERSONAS AUTORIZADAS PARA ESTE EFECTO .

PARTES DE LA CIRCULAR .

·         Fecha: debe indicar la cuidad de origen y la fecha de despacho la ubicación de esta línea dependerá del estilo elegido ( bloque o bloque extremo ) se escribe a 3 interlineas de la identificación del documento .

·         Destinatario o Grupo destino: este grupo se escribe a tres interlineas de la fecha , contra el margen izquierdo  y con mayúscula .

·         Asunto: es la síntesis del contenido de la circular ( es opcional ) se escribe a dos interlineas del grupo destinatario y preferiblemente con cuatro palabras , con mayúscula inicial .

·         Texto: se inicia a 3 o 4 interlineas de la ultima línea que se haya escrito partirá del margen izquierdo , escrita a interlinea sencilla debe redactarse en forma impersonal o tercera persona del singular.

·      Despedida: se escribe a dos interlineas de la ultima línea del texto y contra el margen izquierdo , se usa una palabra o frase de cortesía para finalizar .

·         Remitente: comprende nombre , cargo , firma del funcionario autorizado el nombre se escribe con mayúscula a 4 o 6 regiones de cada línea de despedida , el cargo va a una interlinea del nombre y sin centrar .La ubicación de estos datos se realiza acuerdo con el estilo elegido  .

·         Líneas Especiales: son las que corresponden a los anexos e identificación del transcriptor , se escribe de acuerdo con la indicaciones vistas en la carta comercial .

·         Transcriptor: persona que digita el texto .

CIRCULAR.

Bucaramanga 09  junio de 2014.

Para : Todos los asociados .

Asunto : inscripciones servicio salud .

A todos los asociados de la empresa SERVI TAXI . S.A. se les informa que desde el dia 10 hasta el 12 de junio del presente año , se realizara las inscripciones para el servicio de salud en las instalaciones del centro medico COMEVA  en los horarios de 8 am a 12 pm y de 2 pm a 4 pm .

La publicación de la lista se llevara acabo  el día 15 de junio de 2014 .

Esperamos su puntual asistencia .

Atentamente .

Camila Rincón González .

Jefe de Recursos Humanos .

Vanessa M.

La constancia

LA CONSTANCIA

Es un documento escrito en el que se hace constar algún acto o hecho, a veces de  manera fehaciente. Cuando  una persona la solicita, a la empresa, o a cualquier entidad. Se elabora de la siguiente manera, en papel tamaño carta con las mismas márgenes que se utilizan en las cartas comerciales.

SUS PARTES SON:

·        

      Membrete: generalmente viene impreso en el papel. Ocupa la parte más alta del documento, usualmente en el ángulo superior izquierdo.

·         

      Titulo del documento: se refiere expresamente a la palabra constancia, la cual se escribirá en letra mayúsculas y debidamente centrada a unos 5 espacios del membrete.

·         

      Texto: es el escrito de datos importantes, que narran la acción o efecto de un hecho realizado por la persona ejecutora.

·       

             Lugar y fecha: en esta parte se escribe nombre de la localidad donde se expide la constancia y a continuación la fecha escrita en letras.

·         

    La firma: comprende el nombre con apellido y cargo que ocupa la persona que suscribe el documento.

·         

      Transcriptor: en esta parte se escribe el nombre de quien escribió la constancia.

POR EJEMPLO:

UNIVERSIDAD DE COMERCIO ARGENTINO

HACE CONSTAR:

Que, Alejando Vega Ortega alumno regular de este Plantel, inscrito en el 2º semestre,  turno vespertino, matrícula 021129, durante el periodo escolar comprendido del 1 de agosto del 2008 hasta el 4 de diciembre del 2008, se encuentra cursando actualmente la licenciatura en Administración y comercio impartida por este plantel educativo.
Para los fines que al interesado convengan, se extiende la presente el día 2 de marzo del 2009.


Atentamente

Ma. Concepción Velazco R.
Directora académica

El acta

CONCEPTO:

Es un documento escrito en el que consta lo sucedido, lo tratado y lo acordado en una reunión.

PARTES:

Las partes del acta son las siguientes:

v  Membrete: Identificación de la empresa. Tiene los siguientes datos:

-Nombre de la empresa

-NIT

-FAX

-Direccion

-Telefono

-E-mail

-Página Web

-Logotipo

v  Título: Es el nombre de la reunión

Ejemplo: Reunion de Profesores

v  Numero: Toda acta debe llevar un número, que debe ser consecutivo para el control

Ejemplo: Acta nº1

v  Fecha: Lugar, fecha y día donde se hace la reunión

Ejemplo: Bucaramanga, 7 de mayo de 2014

v  Hora: Se debe registrar l ahora de inicio y finalización de la reunión

Ejemplo: de las 9:15 a 10:30 am

v  Lugar: Sitio donde se llevara a cabo la reunión

Ejemplo: Sala de Juntas

v  Asistentes: Se deben registrar a las personas que asistieron a la reunión. Nombres con cargo en orden de importancia. Si son muchos los asistentes se escribe uno seguido del otro separando con coma. Si son pocos se pueden registrar a manera de vistas,  uno encima del otro,

v  Ausentes: Gente que no asistió a la reunión y estaba convocada tenga asistencia o no.

v  Orden del día: Se registran los temas a tratar en la reunión en orden de importancia.

Ejemplo:

-Quorum

-Organización despedida rector

-Organización comités

v  Desarrollo: Se forma punto por punto el orden del dia, quienes participaron y a que acuerdos se llegó en cada punto

v  Convocatoria: Se registra la hora y la fecha de la siguiente reunión.

v  Firmas: El acta debe ir firmada por todos los asistentes.

Instituto Técnico Nacional De Comercio

Calle 55 Diagonal 14-54

6443637

Instenalco@hotmail.com

Dirección De Grupo

Acta nº1

Bucaramanga, 7 de mayo de 2014

De 10:30 am a 11:30 am

Salon de clase 9-02

Asistentes:

Luisa Fernanda Hernandez

Lesly Catalina Martinez

Lizeth Juliana Nieves

Demás estudiantes de 9-02

Ausentes:

Nadie

Orden del dia:

-Lanzamiento de candidato

-Votación Individual

-Resultados Finales

Desarrollo

Ganadora: Pamela Maldonado con 26 votos.

Firmas

Lizeth Juliana Nieves V

Lesly Catalina Martinez

Luisa Fernanda Hernandez

El memorando

EL MEMORANDO

CONCEPTO:

Es la forma de comunicación interna más usada. Se utiliza para evitar la alternación de instrucciones o procedimientos entre las diferentes oficinas de una misma empresa, o para comunicación entre el jefe y sus subalternos. Las principales características del memorando son: la brevedad, la claridad, la precisión y la cortesía. El memorando se dirige a la persona y no al cargo que esta ocupa. Quien lo remite debe identificarse con su nombre y cargo y al final debe firmar. También se utiliza para hacer llamados de atención de forma escrita a los trabajadores.
Generalmente, los memorandos se elaboran en hojas membreteadas, se recomienda utilizar dos copias, el memorando original para el destinatario y la copia para el archivo de la empresa.

PARTES:

Las partes del memorando son las siguientes:                                                                                            

 v  ENCABEZADO: Se escribe con mayúscula sostenida, centrado y sin negrilla.

 v  MEMORANDO: Se coloca con mayúscula sostenida, centrado y sin negrilla.

 v  CÓDIGO: Después de dos tabulaciones, se escriben los números que identifican la dependencia productora.

 v  CIUDAD Y FECHA: Seguido de dos tabulaciones, se escribe el nombre de la ciudad y la fecha.

 v  DATOS DEL DESTINATARIO: Después de dos tabulaciones, se escribe en mayúscula sostenida el nombre del funcionario a quien va dirigido el memorando. En la línea siguiente se escribe el cargo.

 v  DE: Seguido de dos tabulaciones, se escribe en mayúscula el nombre de la dependencia productora.

 v  ASUNTO: Constituye la síntesis del tema del memorando. A continuación de dos tabulaciones, debe expresarse en máximo seis palabras, con mayúscula inicial y sin subrayar.

 v  TEXTO: Se escribe a una línea entre renglones y a dos entre párrafos. Se debe redactar el texto en forma clara, breve, directa, sencilla y cortés; omitiendo temas personales y tratando sólo un asunto por memorando.

 v  ANEXO: Documento relacionado con el tema del memorando.

 v  TRANSCRIPTOR: Es el nombre de la persona que transcribe el memorando.

COCA-COLA

MEMORANDO

CÓDIGO: 302-13.05

FECHA: Bucaramanga, 25 de Julio del 2014

PARA: DOCTORA FERNANDO RODRÍGUEZ
            Vicerrector Administrativo y Financiero

DE: UNIDAD DE CORRESPONDENCIA

ASUNTO: Llamado de atención

Atentamente me permito informarle que debido a su constante impuntualidad con el horario de trabajo establecido, se le hará seguimiento durante 3 días, si su incumplimiento continúa se dará por terminado el contrato.

Cordialmente,

ADRIANA VARGAS
Jefe de archivo

Lesly M.